الترجمة متوفرة تحت الاعلان
Job Specific Details
Location: JERUSALEM (JER)
Job Family: Health
Contract Type: Fixed term contract
Job Specific Details
Location: JERUSALEM (JER)
Job Family: Health
Contract Type: Fixed term contract
Health Administrative Assistant
What we do
The International Committee of the Red Cross (ICRC) works worldwide to provide protection and humanitarian assistance to people affected by conflict and armed violence. We take action in response to emergencies and, at the same time, promote respect for international humanitarian law. We are an independent and neutral organization, and our mandate stems essentially from the Geneva Conventions of 1949. We work closely with National Red Cross and Red Crescent Societies and with their International Federation in order to ensure a concerted, rational and rapid humanitarian response to the needs of the victims of armed conflict or any other situation of internal violence. We direct and coordinate the international activities conducted in these situations.
Purpose
The administrative assistant provides secretarial, administrative, logistic and finance support within the health department in the ILOT delegation.
Accountabilities & functional responsibilities
Information Management
Handle all aspects of information for the Health department, including organizing welcome packages for new staff (profiles, briefing schedules, permits), maintaining digital folders in Team Space, drafting, editing, and finalizing official correspondence, reports, minutes, and sharing information with relevant stakeholders. Ensure compliance with data management procedures, contribute to developing tools and systems tailored to department needs, coordinate the management of publications and promotional materials, and oversee document archiving.
Administrative Tasks
Support the implementation of projects and programs through administrative assistance, including scheduling and organizing meetings, preparing logistics, and managing materials. Provide interpretation support during meetings if needed. Assist with translations and proofreading into English, Arabic, or Hebrew, ensuring high-quality documents such as MoUs and agreements. Manage official documents, monitor and update the status of MoUs and partnerships, and ensure timely reporting to Health Coordinators. Follow up on Due Diligence and Partnership steps, support Project and Activity Management (PAM) procedures at field level, and prepare participants and technical setup for meetings, training, and conferences. Maintain and update contact lists, ensure adherence to ICRC administrative procedures, and manage Donation Certificates, acting as the countrywide Focal Point for tracking and follow-up.
Financial Management
Monitor and update the department’s monthly budgets, advising teams on appropriate GO and account allocations. Track expenses, alert managers of anomalies, process authorizations for expenditures, and analyze actual costs versus forecasts. Support the development of budgets and financial forecasts with SITFIN, answer inquiries related to budgets and expenses, and ensure compliance with financial procedures and guidelines.
Logistics Support
Assist with logistics operations including forecasting, procurement follow-up, and stock management (near expiry, deadstock). Gather demand data from the field, link it with relevant GOs and accounts, and develop tools to streamline planning and requesting processes. Update and manage forecast files based on demand, coordinate procurement activities (samples, inspections), and ensure timely submission of requisitions. Share final forecasts with teams via spreadsheets, highlight any changes or additional needs for approval, and prepare monthly forecasts categorized by items and location. Represent the health department in trilateral and CDP meetings, ensuring logistics support aligns with department requirements.
Desired profile and skills
- High school diploma or equivalent training
- Two years' experience in a secretarial position
- Excellent command of English and Arabic; Hebrew is an asset
- Computer skills, including Microsoft Office suite, SharePoint
Additional information
- Type of role: Resident Posting (field)
- Working rate: 100%
- Starting date:
- Location: JERUSALEM (JER)
- Job level: B1 (B1)
- Length of assignment: 1 year fixed-term contract (extendable)
- Type of position: Resident
- Application deadline: 23/09/2025
Our values
- At the ICRC, we value impact, collaboration, respect, and compassion. We seek candidates who demonstrate behaviors based on these shared values. For more information on the ICRC values, please visit this page.
People management responsibilities
No
Scope & impact
- Geographical remit: delegation-level (field).
- Financial remit: prepares and follows up on invoices (for meetings, etc.).
Relationships
- Internally, interacts frequently with all health staff members and other Log, IM, finance, and administration-related staff
- Externally, interacts with the health interlocutors upon request from the health coordination
Certifications / Education required
- High school diploma or equivalent training.
Professional experience required
- Two years' experience in a secretarial position.
How to apply
Ready to apply?
You will need to upload your resume and a cover letter as well as copies of your diplomas and certifications, valid license to practice, passport and driving license.
Lean more about our recruitment process here.
We welcome applications from all qualified candidates.
The ICRC values diversity and is committed to creating an inclusive working environment.
تقديم الطلبات
اضغط هنا
تفاصيل الوظيفة
- الموقع: القدس (JER)
- العائلة الوظيفية: الصحة
- نوع العقد: عقد محدد المدة
مساعد إداري صحي
من نحن
تعمل اللجنة الدولية للصليب الأحمر (ICRC) حول العالم لتقديم الحماية والمساعدات الإنسانية للأشخاص المتأثرين بالنزاعات والعنف المسلح. نتدخل في حالات الطوارئ، وفي الوقت نفسه نعمل على تعزيز احترام القانون الدولي الإنساني. نحن منظمة مستقلة ومحايدة، ويستند تفويضنا أساسًا إلى اتفاقيات جنيف لعام 1949. نعمل عن قرب مع جمعيات الصليب الأحمر والهلال الأحمر الوطنية ومع الاتحاد الدولي لجمعيات الصليب الأحمر والهلال الأحمر لضمان استجابة إنسانية منسقة وسريعة لتلبية احتياجات ضحايا النزاعات أو أي أوضاع عنف داخلي.
الغرض من الوظيفة
يقدم المساعد الإداري الدعم الكتابي والإداري واللوجستي والمالي داخل قسم الصحة في بعثة ILOT.
المسؤوليات والمهام الوظيفية
إدارة المعلومات
- التعامل مع جميع الجوانب المتعلقة بالمعلومات لقسم الصحة، بما في ذلك تنظيم ملفات التعريف وحزم الترحيب للموظفين الجدد، والحفاظ على المجلدات الرقمية في Team Space.
- صياغة وتحرير وإنهاء المراسلات الرسمية والتقارير ومحاضر الاجتماعات ومشاركتها مع الجهات ذات الصلة.
- ضمان الالتزام بإجراءات إدارة البيانات، والمساهمة في تطوير الأدوات والأنظمة بما يتناسب مع احتياجات القسم.
- تنسيق إدارة المطبوعات والمواد الترويجية والإشراف على أرشفة الوثائق.
المهام الإدارية
- دعم تنفيذ المشاريع والبرامج عبر المساعدة الإدارية، بما في ذلك جدولة وتنظيم الاجتماعات والتحضير اللوجستي وإدارة المواد.
- توفير الدعم في الترجمة الفورية أثناء الاجتماعات عند الحاجة، والمساعدة في الترجمة والتدقيق اللغوي (العربية/الإنجليزية/العبرية) لضمان جودة عالية للوثائق مثل مذكرات التفاهم والاتفاقيات.
- إدارة الوثائق الرسمية، ومتابعة وتحديث حالة مذكرات التفاهم والشراكات، وضمان التقارير في الوقت المناسب لمنسقي الصحة.
- متابعة إجراءات العناية الواجبة والشراكات، ودعم إجراءات إدارة المشاريع والأنشطة (PAM) على مستوى الميدان.
- التحضير للاجتماعات والتدريبات والمؤتمرات من حيث المشاركين والترتيبات التقنية.
- الحفاظ على تحديث قوائم جهات الاتصال والالتزام بالإجراءات الإدارية للجنة الدولية.
- إدارة شهادات التبرع والعمل كنقطة اتصال وطنية لمتابعتها.
الإدارة المالية
- متابعة وتحديث الميزانيات الشهرية للقسم وتقديم المشورة للفرق بشأن التخصيصات المناسبة للحسابات.
- تتبع النفقات وتنبيه المدراء عند وجود مخالفات، ومعالجة طلبات الصرف وتحليل التكاليف الفعلية مقابل التوقعات.
- دعم إعداد الميزانيات والتوقعات المالية باستخدام SITFIN، والرد على الاستفسارات المتعلقة بالميزانيات والمصروفات وضمان الالتزام بالإجراءات المالية.
الدعم اللوجستي
- المساعدة في العمليات اللوجستية بما في ذلك التوقعات، متابعة المشتريات، وإدارة المخزون.
- جمع بيانات الطلب من الميدان وربطها بالحسابات ذات الصلة وتطوير أدوات لتبسيط التخطيط وعمليات الطلب.
- تحديث وإدارة ملفات التوقعات، والتنسيق مع فرق المشتريات، وضمان تسليم الطلبات في الوقت المحدد.
- إعداد توقعات شهرية مصنفة حسب الأصناف والمواقع، وتمثيل قسم الصحة في الاجتماعات ذات الصلة.
المؤهلات والمهارات المطلوبة
- شهادة الثانوية العامة أو تدريب معادل.
- خبرة سنتين على الأقل في وظيفة سكرتاريا.
- إتقان ممتاز للغتين العربية والإنجليزية (اللغة العبرية ميزة إضافية).
- مهارات حاسوبية متقدمة (حزمة MS Office، SharePoint).
معلومات إضافية
- نوع الدور: وظيفة ميدانية (Resident Posting)
- نسبة الدوام: 100%
- مكان العمل: القدس (JER)
- المستوى الوظيفي: B1
- مدة العقد: سنة واحدة (قابلة للتجديد)
- الموعد النهائي للتقديم: 23/09/2025
قيمنا
في اللجنة الدولية للصليب الأحمر، نولي أهمية للأثر، والتعاون، والاحترام، والتعاطف. نبحث عن مرشحين يجسدون هذه القيم المشتركة.
العلاقات والمسؤوليات
- داخلياً: يتواصل مع جميع موظفي قسم الصحة ومع موظفي اللوجستيات، إدارة المعلومات، المالية والإدارة.
- خارجياً: يتواصل مع الجهات الصحية عند طلب منسقي الصحة.
كيفية التقديم
على المتقدمين رفع:
- السيرة الذاتية.
- رسالة تغطية.
- نسخ عن الشهادات والدبلومات.
- رخصة مزاولة المهنة.
- جواز السفر ورخصة القيادة.
لتقديم الطلبات [اضغط هنا]
التعديل الأخير: