اعلان توظيف: مساعد/ة إداري/ة - الجذور الشعبية المقدسية

[وظائف فلسطين]

مساعد/ة إداري/ة مسؤول/ة عن تنظيم وتنسيق إدارة المكتب وإجراءاته، من أجل ضمان فعاليته ونجاعته التنظيمية، و المسؤول/ة عن تقديم الدعم الإداري واللوجستي اليومي لضمان سير العمل بكفاءة داخل المؤسسة، من خلال تنظيم المواعيد، متابعة المراسلات، وتنسيق الأعمال الإدارية المختلفة.

المسؤوليات والواجبات

• تخطيط وتطبيق أنظمة المكتب ومتابعة إجراءات سير العمل لضمان نجاعة قصوى.
• مواكبة وإدارة حساب البريد الإلكتروني "info" والرد على المكالمات الهاتفية.
• تزويد دعم عام للزوار؛ والمساعدة بضيافة المجموعات، والتدريبات والفعاليات.
• متابعة لوازم المكتب ومخزونه والقيام بالطلبيات.
• تنسيق التواصل بين مزودي الخدمات، والمتطوعين والإدارة.
• تنظيم، وجدولة وتحضير الجلسات الداخلية، وكتابة المحاضر والملاحظات، وتوثيق المخرجات، ومتابعة المواعيد النهائية وتنفيذ القرارات.
• إرسال مستجدات الطاقم الدورية عند الحاجة.
• مواكبة صيانة ونظافة المكتب ومرافقه والمعدات بالتنسيق مع مسؤول العمارة ومالك العقار عند الحاجة.
• مساندة أعضاء الطاقم بالمهام المتنوعة الموكلة لهم عند الحاجة
• العمل مع مدراء الأقسام لتحديد الأولويات والأطر الزمنية للأنشطة العامة وضمان تنفيذها في مواعيدها وضمن النطاق المرسوم.
• تطوير وصيانة بنية الموارد البشرية وإدارة إجراءات التوظيف.
• متابعة اجتماعات الطاقم وساعات العمل (العطل، والإجازات المرضية).
• متابعة إجراءات إنهاء عمل الموظفين بما يشمل عملية التقييم النهائية، وتسليم الوظائف للموظفين الجدد.
• كتابة ونشر إعلانات توظيف طاقم ومتدربين، وتنسيق إجراءات التوظيف.
• متابعة وإدارة صندوق النثريات.

متطلبات الوظيفة

• لقب جامعي في أحد المواضيع: إدارة الأعمال، الموارد البشرية أو أحد المواضيع المرتبطة بالمجال.
• على الأقل خبرة سنتين في هذا المجال.
• لغات: العربية كلغة أم ولغة انجليزية بمستوى عالٍ.
• مهارات إدارة عالية.
• مهارة تواصل متعددة المجالات.
• الإنتباه للتفاصيل، روح المبادرة، مهارات التواصل، الصبر، القدرة على متابعة المواعيد النهائية والعمل المستقل بدون إشراف، والتعاون مع باقي الفريق والعمل ضمنه.
• معرفة جيدة باستخدام الحواسيب ومنظومات المعلومات.
• معرفة جيدة بعمل التوثيق وإدارة المرافق.
• الخبرة بالعمل مع المؤسسات غير الحكومية.

آخر موعد للتقديم 26 - Sep - 2025
المكان: القدس


تقديم الطلبات
الرجاء إرسال طلب التقدم مكون من رسالة مقدمة والسيرة الذاتية للبريد الإلكتروني: info@grassrootsalquds.org حتى تاريخ ٢٦/٩/٢٠٢٥.