الزعيم
مشرف سابق
اعلان توظيف : منسق/ة مشتريات مؤسسة أمان - رام الله
يعلن الإئتلاف من أجل النزاهة والمساءلة (أمان) عن شغور منصب منسق/ة مشتريات/ة.
الوصف الوظيفي:
المسمى الوظيفي: مساعد إداري - منسق/ة المشتريات.
المسؤول المباشر: مدير الشؤون الادارية والمالية.
المرؤوسون: لا أحد.
الأهداف الوظيفية:
-تطبيق سياسات وإجراءات المؤسسة الخاصة بالشراء المعتمدة في أمان وضمان التزام الموظفين بها.
-ضمان التزام أمان بالنزاهة والشفافية في عمليات الشراء.
-إدارة صندوق النثرية بكفاءة وفعالية وشفافية وضمان الالتزام بسياسة وإجراءات المؤسسة الخاصة بعمليات الصرف منه.
المهام والمسؤوليات:
1-الإشراف على ومتابعة لوزام المؤسسة.
2-تحضير عروض الأسعار والعطاءات المتعلقة باحتياجات المؤسسة بما يشمل:
-ﻤﺘﺎﺒﻌﺔ ﻁﻠﺒﺎﺕ الشراء للدوائر ﻭمتابعة توقيعها من الإدارة.
-استدراج العروض من الموردين وفق ما هو منصوص في نظام المؤسسة في الموعد المطلوب، ووفق المواصفات الفنية الواردة من الجهة التي تطلب الشراء.
-ﺘﺤﻀﻴﺭ ﻤﺤﺎﻀﺭ العروض للجنة المشتريات بحيث تشمل ﺠﻤﻴﻊ المستندات ذات العلاقة، وأية معلومات جوهرية تتعلق بسقوف زمنية أو/ و مالية، وخبرة سابقة مع الموردين.
-ﺇﻋﺩﺍﺩ ﺃﻭﺍﻤﺭ ﺍﻟﺸﺭاء ﺒﺎﻷﻤﺭ ﺍﻟﻤﺒﺎﺸﺭ ﻭﻤﺘﺎﺒﻌﺘﻬا مع الموردين.
-ﺇﻋﺩﺍﺩ ﺍﻟﻌﻘﻭﺩ ﺍﻟﻼﺯﻤﺔ ﻟﻌﻤﻠﻴﺔ ﺍﻟﺸﺭاء من الموردين والتأكد من توقيعها حسب الأصول، والتدقيق على اتفاقيات وعقود الباحثين والمدربين قبل التوقيع عليها من المدير/ة التنفيذي/ة والطرف الثاني.
-ترأس لجنة استلام المطبوعات والمواد والأجهزة الموردة والتأكد من التوقيع على النموذج الخاص بذلك وفق الأصول.
-ﺍﺴﺘﻜﻤﺎل ﺍﻟﻔﻭﺍﺘﻴﺭ ﻭﺍﻟﻔﺤﻭﺹ ﺍﻟﻔﻨﻴﺔ ﻭﺨﺼﻡ ﺍلمصدر ﻭﺍﻟﻀﻤﺎﻨﺎﺕ.
-ﻤﺘﺎﺒﻌﺔ ﺍﻟﻔﻭﺍﺘﻴﺭ ﻭعمل تغطية نفقات ﻭﺇﺭﺴﺎﻟﻬﺎ ﺇﻟﻰ ﺍﻟﻤﺎﻟﻴﺔ للصرف.
-متابعة عقود الموردين والتأكد من التزامهم بالمواعيد والمواصفات المطلوبة.
3-تطوير أرشيف ورقي وألكتروني خاص بالمشتريات والاحتفاظ به وتغذيته بشكل دوري.
4-الاحتفاظ بسجل محدث للموردين والعمل على تأهيل المزيد منهم من خلال متابعة سوق الأعمال وما يستجد فيه من خدمات وموردين.
5-اعداد نموذج تقييم للموردين والاشراف على تعبئته بعد كل عملية توريد من قبل منسق النشاط الذي تم شراء الخدمة له بالاضافة الى لجنة الاستلام ومنسق المشتريات. على أن يشكل التقييم مرجعا لمنسق المشتريات قبل عملية استدراج العروض الجديدة.
6-إعداد التقارير الشهرية الخاصة بصندوق النثرية الخاص بالمؤسسة مدعومة بجميع الفواتير والمعاملات اللازمة.
7-متابعة أعمال الصيانة للمكتب وشراء ما يلزم من لوزام.
8-متابعة الفواتير الخاصة بالمياه والكهرباء والهاتف والانترنت والصحف واعداد سندات الصرف والمطالبات الخاصة بذلك.
9-متابعة العلاقة مع المؤجر لمقري أمان في رام الله وغزة بما في ذلك العقود والفواتير وسندات الصرف.
10-إدخال البيانات الخاصة بجميع ما ذكر من معاملات مالية في البرنامج المالي المحوسب لأمان.
11-جدولـة المواعيد والمقابلات لمكتب المفوض.
المؤهلات المطلوبة:
-بكالوريوس في إدارة الأعمال أو العلوم المالية.
-خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في نفس المجال.
-خبرة في التحليل المالي.
-قدرة في الاتصال والتواصل ومهارات جيدة في التفاوض.
-إتقان اللغة الإنجليزية والعربية.
-الدقة في العمل والقدرة على تحمل ضغط العمل.
-القدرة على التعامل مع برامج الحاسوب وبرنامج بيسان المالي.
مؤشرات قياس الأداء:
-عمليات الشراء يتم انجازها في الوقت المناسب ورضا طالب الخدمة عن موعد التسليم.
-وثائق المشتريات يتم أرشفتها بشكل دوري ويسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
-المعاملات المنجزة المقدمة للصرف كاملة المعززات ودقيقة.
-استلام الموردين دفعاتهم دون تأخير.
-رضا الزملاء عن اجراءات العمل وعن الدقة التي تتم معاملة بها طلباتهم.
-رضا الموظفين عن بيئة العمل من حيث توفر الأدوات والصيانة الدورية اللازمة.
-صندوق النثرية يتم ضبطه بكفاءة ودقة ولا يوجد نواقص في النقد غير مبرر أو مشاكل حسابية فيه.
على الراغبين/ات في التقدم للوظيفة إرسال السيرة الذاتية مع رسالة تغطية توضح الرغبة في التقدم للوظيفة، لوحدة شؤون الموظفين على البريد الإلكتروني:Jobs@aman-palestine.org وذلك خلال مدة أقصاها يوم الخميس الموافق 22/05/2014 الساعة الرابعة مساءً.
علماً بأنه سيتم الإتصال مع قائمة المرشحين للمقابلات فقط.
يعلن الإئتلاف من أجل النزاهة والمساءلة (أمان) عن شغور منصب منسق/ة مشتريات/ة.
الوصف الوظيفي:
المسمى الوظيفي: مساعد إداري - منسق/ة المشتريات.
المسؤول المباشر: مدير الشؤون الادارية والمالية.
المرؤوسون: لا أحد.
الأهداف الوظيفية:
-تطبيق سياسات وإجراءات المؤسسة الخاصة بالشراء المعتمدة في أمان وضمان التزام الموظفين بها.
-ضمان التزام أمان بالنزاهة والشفافية في عمليات الشراء.
-إدارة صندوق النثرية بكفاءة وفعالية وشفافية وضمان الالتزام بسياسة وإجراءات المؤسسة الخاصة بعمليات الصرف منه.
المهام والمسؤوليات:
1-الإشراف على ومتابعة لوزام المؤسسة.
2-تحضير عروض الأسعار والعطاءات المتعلقة باحتياجات المؤسسة بما يشمل:
-ﻤﺘﺎﺒﻌﺔ ﻁﻠﺒﺎﺕ الشراء للدوائر ﻭمتابعة توقيعها من الإدارة.
-استدراج العروض من الموردين وفق ما هو منصوص في نظام المؤسسة في الموعد المطلوب، ووفق المواصفات الفنية الواردة من الجهة التي تطلب الشراء.
-ﺘﺤﻀﻴﺭ ﻤﺤﺎﻀﺭ العروض للجنة المشتريات بحيث تشمل ﺠﻤﻴﻊ المستندات ذات العلاقة، وأية معلومات جوهرية تتعلق بسقوف زمنية أو/ و مالية، وخبرة سابقة مع الموردين.
-ﺇﻋﺩﺍﺩ ﺃﻭﺍﻤﺭ ﺍﻟﺸﺭاء ﺒﺎﻷﻤﺭ ﺍﻟﻤﺒﺎﺸﺭ ﻭﻤﺘﺎﺒﻌﺘﻬا مع الموردين.
-ﺇﻋﺩﺍﺩ ﺍﻟﻌﻘﻭﺩ ﺍﻟﻼﺯﻤﺔ ﻟﻌﻤﻠﻴﺔ ﺍﻟﺸﺭاء من الموردين والتأكد من توقيعها حسب الأصول، والتدقيق على اتفاقيات وعقود الباحثين والمدربين قبل التوقيع عليها من المدير/ة التنفيذي/ة والطرف الثاني.
-ترأس لجنة استلام المطبوعات والمواد والأجهزة الموردة والتأكد من التوقيع على النموذج الخاص بذلك وفق الأصول.
-ﺍﺴﺘﻜﻤﺎل ﺍﻟﻔﻭﺍﺘﻴﺭ ﻭﺍﻟﻔﺤﻭﺹ ﺍﻟﻔﻨﻴﺔ ﻭﺨﺼﻡ ﺍلمصدر ﻭﺍﻟﻀﻤﺎﻨﺎﺕ.
-ﻤﺘﺎﺒﻌﺔ ﺍﻟﻔﻭﺍﺘﻴﺭ ﻭعمل تغطية نفقات ﻭﺇﺭﺴﺎﻟﻬﺎ ﺇﻟﻰ ﺍﻟﻤﺎﻟﻴﺔ للصرف.
-متابعة عقود الموردين والتأكد من التزامهم بالمواعيد والمواصفات المطلوبة.
3-تطوير أرشيف ورقي وألكتروني خاص بالمشتريات والاحتفاظ به وتغذيته بشكل دوري.
4-الاحتفاظ بسجل محدث للموردين والعمل على تأهيل المزيد منهم من خلال متابعة سوق الأعمال وما يستجد فيه من خدمات وموردين.
5-اعداد نموذج تقييم للموردين والاشراف على تعبئته بعد كل عملية توريد من قبل منسق النشاط الذي تم شراء الخدمة له بالاضافة الى لجنة الاستلام ومنسق المشتريات. على أن يشكل التقييم مرجعا لمنسق المشتريات قبل عملية استدراج العروض الجديدة.
6-إعداد التقارير الشهرية الخاصة بصندوق النثرية الخاص بالمؤسسة مدعومة بجميع الفواتير والمعاملات اللازمة.
7-متابعة أعمال الصيانة للمكتب وشراء ما يلزم من لوزام.
8-متابعة الفواتير الخاصة بالمياه والكهرباء والهاتف والانترنت والصحف واعداد سندات الصرف والمطالبات الخاصة بذلك.
9-متابعة العلاقة مع المؤجر لمقري أمان في رام الله وغزة بما في ذلك العقود والفواتير وسندات الصرف.
10-إدخال البيانات الخاصة بجميع ما ذكر من معاملات مالية في البرنامج المالي المحوسب لأمان.
11-جدولـة المواعيد والمقابلات لمكتب المفوض.
المؤهلات المطلوبة:
-بكالوريوس في إدارة الأعمال أو العلوم المالية.
-خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في نفس المجال.
-خبرة في التحليل المالي.
-قدرة في الاتصال والتواصل ومهارات جيدة في التفاوض.
-إتقان اللغة الإنجليزية والعربية.
-الدقة في العمل والقدرة على تحمل ضغط العمل.
-القدرة على التعامل مع برامج الحاسوب وبرنامج بيسان المالي.
مؤشرات قياس الأداء:
-عمليات الشراء يتم انجازها في الوقت المناسب ورضا طالب الخدمة عن موعد التسليم.
-وثائق المشتريات يتم أرشفتها بشكل دوري ويسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
-المعاملات المنجزة المقدمة للصرف كاملة المعززات ودقيقة.
-استلام الموردين دفعاتهم دون تأخير.
-رضا الزملاء عن اجراءات العمل وعن الدقة التي تتم معاملة بها طلباتهم.
-رضا الموظفين عن بيئة العمل من حيث توفر الأدوات والصيانة الدورية اللازمة.
-صندوق النثرية يتم ضبطه بكفاءة ودقة ولا يوجد نواقص في النقد غير مبرر أو مشاكل حسابية فيه.
على الراغبين/ات في التقدم للوظيفة إرسال السيرة الذاتية مع رسالة تغطية توضح الرغبة في التقدم للوظيفة، لوحدة شؤون الموظفين على البريد الإلكتروني:Jobs@aman-palestine.org وذلك خلال مدة أقصاها يوم الخميس الموافق 22/05/2014 الساعة الرابعة مساءً.
علماً بأنه سيتم الإتصال مع قائمة المرشحين للمقابلات فقط.
الائتلاف من أجل النزاهة والمساءلة (أمان) مؤسسة أهلية فلسطينية تأسست عام 2000 ومسجلة في وزارة الداخلية تحت رقمRA- 22234-5.5 سنة 2004،
وهو ائتلاف لخمس منظمات أهلية يهدف إلى تعزيز قيم النزاهة ومبادئ الشفافية ونظم المساءلة في المؤسسات الفلسطينية في إطار نظام النزاهة الوطني واتفاقية الأمم المتحدة والاتفاقيات العربية لمكافحة الفساد. والائتلاف هو الفرع الوطني لمنظمة الشفافية الدولية (TI).